загрузка...
загрузка...
На головну

Що ми маємо в плані офісних програм і чи варто автоматизуватися

Дивіться також:
  1. Adobe Photoshop. Введення в програму
  2. D і 3D програмні засоби САПР антен (MWO, MWS, Ansoft HFSS)
  3. I. УПРАВЛЯЮЧА ПРОГРАМА ФОРМУВАННЯ І ВЕДЕННЯ
  4. III. Програма Південного і Північного товариства декабристів.
  5. III. РЕГІОНАЛЬНА ПРОГРАМА КАПІТАЛЬНОГО РЕМОНТУ багатоквартирних будинків
  6. IV. Програма ООН.
  7. Systemair представляє нову програму підбору протипожежних клапанів
  8. V. Нормативи фінансових витрат на одиницю обсягу медичної допомоги, подушного нормативи фінансування Програми і порядок формування тарифів на медичну допомогу
  9. XII. Системне програмне забезпечення ЕОМ
  10. XIV. Інструментальне програмне забезпечення ЕОМ
  11. Август став четвертим найтеплішим на планеті
  12. Автоматизоване робоче місце в бюджетній і податковій системах являє собою сукупність інформаційних, програмних і апаратних ресурсів для автоматизації рішення
 Антон Россихин. Компанія САМО-Софт Офісні програми Під офісними програмами на сьогоднішній день розуміються як Excel-таблиці, пристосовані для введення заявок і проставлення відмітки про оплату, так і складні комплексні системи, що дозволяють автоматизувати і оптимізувати бізнес-процеси турфірми. У даній статті хотілося б зупинитися лише на цих серйозних системах, розроблених групою програмістів, не один рік трудящих на ниві автоматизації туристичного бізнесу. На нашу думку, тільки що спеціалізується на автоматизації турбізнесу фірма здатна створити продукт, який задовольнить навіть саму вимогливу турфірму. Чому? Тому, що, тільки грунтуючись на досвіді десятків турфірм, які мають свій погляд на бізнес, можна створити задовільний програмне забезпечення, не опускаючись до автоматизації хаосу окремих турфірм. Зрозуміло, що фірми, які спеціалізуються на турсофте, мають багатий досвід спілкування з передовими компаніями. Багато років вони відбирають самі раціональні моменти діяльності лідерів ринку і інтегрують їх у свій продукт На сьогоднішній день професійні офісні програми претендують на повну автоматизацію бізнес-процесів турфірм. Придбання програм такого рівня не зводиться до простої купівлі комп'ютерної системи - це перш за все серйозна робота по впровадженню нової, передової технології. Що ж це дає турфірмі? Перш за все, погляд на свою діяльність з іншого боку. Виявляється, величезний обсяг інформації, яким володіли один або два найбільш просунутих менеджера, доступний всім чи багатьом. Якщо ми раптом злякалися доступності інформації, то вона може бути доступна лише обраним. Для цього існує розмежування прав доступу в системі, і будь-який керівник в змозі побудувати свою ієрархію доступу. Ми лише говоримо про те, що повна інформація про клієнтів, партнерів, готелях, персоналії є надбанням турфірми, а не її окремого працівника або групи осіб. У цій ситуації керівник вже не тремтить при догляді топ-менеджера. Процес, грамотно побудований і налагоджений, не залежить від кадрів. Кожен зайнятий своєю справою і не бігає щогодини за роз'ясненнями. Звід правил, прийнятих в фірмі, прописується в системі. Керівник фірми, одного разу прописавши ці правила, здатний більшою мірою займатися стратегією, ніж рішенням рутинних щоденних питань, - підлеглі за допомогою автоматизованої системи самі приймають делеговані їм рішення. Питання "Хто працював з цим клієнтом?" більше не існує. Вся історія спілкування з клієнтом зберігається в базі даних. Будь-який користувач системи здатний дати вичерпну відповідь на питання клієнта. При цьому спектр питань, на які можуть відповісти менеджери, стає надзвичайно широким. Адже вони користуються інформацією, яку створюють і використовують всі співробітники, реально виконують процес. Немає необхідності перемикатися на бухгалтерію, щоб дізнатися, чи оплачена заявка, - все видно: "Ви оплатили заявки від 02.02.2000 та від 04.02.2000, а заявка від 06.02.2000 ще поки не оплачена". Виявляється, продати більше номерів в готелі і місць на рейсі, ніж є, неможливо. Система завжди підкаже користувачеві. Він побачить, що помилився і вирішив продати тур нижче собівартості, потрапив в SТОР-SАLЕ, продав тур на ' "вчора" і багато іншого. За допомогою комплексної системи автоматизації ви можете коригувати стратегію продажів. Система допоможе туроператору оптимально заповнити (завантажити) чартери і готелі. Як це буває при автоматизації виробництва, в критичних ситуаціях загориться "червона лампочка". Чи не виникне питання: "Хто продав цей готель?" або "Хто ввів таку ціну трансферу?", Система контролює кожен крок працює в ній. Керівник будь-якої миті може побачити, хто чим займається, скільки часу забирає у того чи іншого оператора оформлення заявки. Без потреби не потрібно давати усних завдань. Можна дати по внутрішній пошті запит менеджеру надати вам інформацію, скільки чоловіків у віці від 27 до 40 років летять до Таїланду рейсом Х і повертаються не раніше такого-то числа і при цьому живуть в одномісному номері такого-то готелю. Через хвилину інформація у вас на екрані. А хочете - створіть вибірку самі. Процедура створення каталогу цін, оригінал-макету для друкарні. Думати про це починають місяці за 2 - 3 до початку сезону. Якщо туроператор автоматизований як треба, пара натискань клавіш - і через годину готовий оригінал-макет для друкарні. Якщо взаємини з приймаючою стороною стабільні і довгострокові, можна отримувати ціни приймаючої сторони не у вигляді Ехсеl - таблиць, а безпосередньо в офісну систему і таким же чином відправляти заявки для підтвердження. Агентства можуть бронювати тури, які не закидаючи туроператора факсами і не втомлюючи дзвінками, а, ознайомившись з пропозиціями на веб-сайті, забронювати заявку через Інтернет. Прийняття стратегічних рішень стає захоплюючим процесом. Роблячи різні вибірки і зрізи інформації, можна побачити, що, виявляється, клієнти у віці від 23 до 33 років вважають за краще чотиризіркові готелі, де все включено, а пани за 60 - п'ятизіркові готелі з повним пансіоном. Що в травні тризіркові готелі входять "на ура", а у вересні їх ніхто не купує. Що жінки з однією дитиною їдуть частіше, ніж самотні чоловіки. А далі думаємо, думаємо ... Про знижки, ціни, спецпропозиції, пряники і калачі. Система допоможе оцінити ефективність реклами, організувати рекламну акцію для постійних клієнтів - їх дані і історія їхніх стосунків з туроператором завжди під рукою. І тому в листі "дорогому Єгору Кузьмичу", який вже подорожував до Туреччини і Греції в п'ятизіркові готелі, можна запропонувати новий тур на Крит і дати йому 5-відсоткову знижку. Важливі кроки Як в загальному вигляді виглядає технологічний процес роботи туроператора, що має розумну систему автоматизації? Перш за все наповнюються зручні і повні довідники готелів, рейсів, партнерів і т. Д., Які потребують, на жаль, в підтримці і супроводі. Скажімо, грамотно супроводжуваний довідник партнерів дозволить туроператору оперативно розіслати необхідну інформацію, не виходячи з системи, відправити факсом або e-mail рахунок агенту, зробити розсилку спецпропозицій. Заповнений довідник рейсів дасть точну інформацію про можливість формування індивідуального туру. У календарі можна буде легко побачити ті дати, коли є рейс. Особливо важливо вводити ціни. Формування турпродукту зі складових - готелю, рейсу, візи, страховки, додаткових послуг і т. Д. - Вимагає наявності цін цих складових. Однак в результаті туроператор має і загальну брутто / нетто ціну заявки, і, відповідно, свій дохід. Відразу стає видно, скільки і якого партнеру повинен туроператор і скільки повинні йому. На превеликий жаль, доводиться констатувати, що деякі туроператори, вже встановили у себе програмне забезпечення, не приділяють наповненню і підтримці довідників належної уваги. У цих випадках віддача від програмного забезпечення не може бути повною. Як комп'ютер, що працює лише як вдосконалена друкарська машинка, так і програмне забезпечення, що використовується на всі 100 відсотків, - невиправдана розкіш. Більшість серйозних програмних продуктів, наявних сьогодні на ринку, досить вимогливо до обчислювальної техніки, тому нераціональне використання програмного забезпечення невиправдано подвійно. Отже, основа успішної роботи - заповнені довідники і класифікатори. Далі за допомогою зручних повнофункціональних додатків ви зможете максимально швидко і, що особливо важливо, без помилок за рахунок системи всіляких підказок і контролів оформити заявку, сформувати тур, здійснити оплату або отримати статистичний матеріал. При цьому якщо в системі вже є анкетні дані туриста (постійний клієнт), вводити заново їх не треба. Ви швидко отримаєте анкету в будь-посольство, а можете зробити це пізніше. Природно, бухгалтер реєструє і контролює оплату турів по кожній заявці, по партнеру і в цілому по туру (заїзду), формує книгу продажів і первинних бухгалтерських документів: рахунків, рахунків-фактур, прибуткових і видаткових ордерів. Після того як тур заповнений, а може бути, і до того ви зможете надрукувати всій групі або кожного окремого туристу, ваучер, путівку, страховку будь-якій страховій компанії, авіаквиток будь-якої авіакомпанії. Сформуєте і відправите приймаючій стороні необхідні списки груп, румінг-листи, а якщо у вас є прямий зв'язок з приймаючою стороною, вони отримають все необхідне самі. Взаємини з приймаючою стороною - особлива стаття можливої економії. Добре, якщо туроператор посилає заявки і списки по e-mail, а не по факсу. Інакше накладні витрати зростають неймовірно. За великим рахунком, схема взаємодії туроператор - приймаюча сторона повинна, на наш погляд, бути наступною. Приймаюча сторона формує свій прайс-лист, заснований на пропозиціях готелів, далі для різних ринків робляться різні націнки (mark up) за сезонами, і ці ціни автоматично потрапляють до туроператорам. Після цього туроператору вже немає необхідності вводити ціни готелів. Економія колосальна. Далі кожна введена туроператором заявка автоматично потрапляє до приймаючої сторони і обробляється (підтверджується / не підтверджується), після чого вона знову у туроператора. Якщо ж у туроператора існує система бронювання ресурсів через Інтернет, то і заявки вводити не туроператор, а агентство самостійно здійснює бронювання. Технічні рішення всіх цих завдань існують, і вже найближчим часом турфірми, які не використовують нові технології, виявляться поза конкуренцією (в сумному сенсі). Потрібно віддавати собі звіт в тому, що впровадження повноцінної системи - процес тривалий і трудомісткий і за помахом чарівної палички нічого не робиться. Рухатися можна і потрібно поступово. Бути чи не бути. Тепер про те, чи варто автоматизувати. Якщо і так все добре, то і відмінно. Але якщо ви відчуваєте, що ваші втрати від плутанини ростуть, хочете незалежності від персоналу, можливості швидкого отримання інформації для прийняття рішення - саме час задуматися. Порівняйте ваші втрати з необхідними для автоматизації витратами, про них окрема розмова. Оцініть готовність персоналу працювати або вчитися працювати. Можливо, і тут можуть з'явитися витрати. Поспілкуйтеся з колегами, які вже автоматизировались. Спробуйте автоматизувати один напрямок (якщо їх у вас багато). Це недорого, а результат ви побачите дуже скоро. Спробуйте простий варіант - перейдіть до складнішого. Але будьте готові до труднощів: будь-яка перебудова - самі знаєте ... Рішення про автоматизацію має бути серйозним. Або - так, або - ні. Не можна віддавати це на відкуп персоналу, який не може або не хоче автоматизувати. Не хочеш працювати в нових умовах - прапор тобі в руки, сусіднє "каструльний" агентство буде тобі раде. Задумайтесь: якщо туроператор, який працює за схожою з вами схемою, успішно використовує спеціалізоване програмне забезпечення, чому у вас не йде. Пропоновані нами рішення широко розтиражовані і впроваджені у багатьох туроператорів, тому подумайте і почніть процес. Пам'ятайте про те, що розробники - ваші союзники. Наша мета - змінити ваше життя на краще і бути вам корисними довгі роки взаємовигідного співробітництва.

кінець форми

 
   
 
 
 
 
 
 
   
 
 Яндекс. Маркет
 
 
 
 
Використання управлінських технологій в туризмі «-- попередня | наступна --» Олександр Галиновський, Компанія Мегатек
загрузка...
© om.net.ua